Externer Datenschutzbeauftragter: Vorteile und Aufgaben

Datenschutz gehört zum Unternehmensalltag – bei der Verarbeitung von Kundendaten, im Personalwesen oder beim Einsatz neuer Software. Gleichzeitig fehlen intern häufig die Zeit und das Fachwissen, um die Anforderungen zuverlässig zu begleiten. Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt Unternehmen dabei, Datenschutz strukturiert umzusetzen und Risiken frühzeitig zu erkennen.

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die gesetzlich vorgesehenen Beratungs- und Überwachungsaufgaben auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags. Er bringt Fachwissen und eine unabhängige Perspektive ein, ohne im Unternehmen angestellt zu sein.

Die DSGVO ermöglicht sowohl eine interne als auch eine externe Besetzung dieser Funktion. Die Verantwortung für die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten bleibt dabei beim Unternehmen.

Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?

Zu den zentralen Aufgaben gehören die Beratung der Geschäftsleitung und der Beschäftigten sowie die Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften. Auch die Begleitung von Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen, die Beratung zur Datenschutz-Folgenabschätzung und die Zusammenarbeit mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zählen dazu.

In der praktischen Zusammenarbeit stehen häufig folgende Themen im Mittelpunkt:

1. Datenschutzberatung: Neue Projekte, Softwarelösungen und Geschäftsprozesse datenschutzrechtlich bewerten.
2. Dokumentation: Zu Datenschutzhinweisen, Auftragsverarbeitungsverträgen und weiteren Datenschutzunterlagen beraten.
3. Schutzmaßnahmen: Technische und organisatorische Maßnahmen prüfen und Verbesserungen empfehlen.
4. Betroffenenrechte: Den Umgang mit Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen begleiten.
5. Datenschutzvorfälle: Bei der Bewertung eines Vorfalls und möglicher Meldepflichten unterstützen.
6. Mitarbeiterschulungen: Das Bewusstsein für Datenschutz stärken und alltagstaugliche Handlungsempfehlungen vermitteln.

Welche zusätzlichen Unterstützungsleistungen übernommen werden, sollte im Vertrag eindeutig festgelegt sein. So bleiben Aufgaben, Zuständigkeiten und Erwartungen nachvollziehbar.

Fachwissen ohne aufwendigen internen Aufbau

Ein wesentlicher Vorteil externer Betreuung ist der Zugang zu spezialisiertem Wissen. Unternehmen müssen dafür nicht zunächst eine interne Person umfassend qualifizieren und dauerhaft für diese zusätzliche Funktion freistellen.

Bei der Auswahl kommt es neben rechtlichen Kenntnissen auch auf technisches Verständnis und praktische Erfahrung an. Ein Datenschutzbeauftragter, der vergleichbare Unternehmen und typische Branchenabläufe kennt, kann Empfehlungen besser auf den Betrieb abstimmen.

Entlastung für Geschäftsleitung und Mitarbeitende

Datenschutzfragen entstehen häufig parallel zum Tagesgeschäft: Ein Kunde verlangt Auskunft, ein neues CRM-System soll eingeführt werden oder ein Dienstleister benötigt Zugriff auf personenbezogene Daten.

Ein fester Ansprechpartner hilft dabei, solche Fragen einzuordnen, Prioritäten zu setzen und die nächsten Schritte zu klären. Das erleichtert Entscheidungen und reduziert den internen Abstimmungsaufwand.

Voraussetzung ist eine gute Zusammenarbeit. Neue Projekte und veränderte Abläufe sollten frühzeitig mitgeteilt werden, damit datenschutzrechtliche Fragen bereits bei der Planung berücksichtigt werden können.

Unabhängiger Blick auf bestehende Prozesse

Eine externe Perspektive kann helfen, gewachsene Abläufe zu hinterfragen und bisher übersehene Risiken zu erkennen. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn sich Zugriffsrechte, Datenbestände oder eingesetzte Anwendungen über mehrere Jahre verändert haben.

Die notwendige Unabhängigkeit gilt für interne und externe Datenschutzbeauftragte gleichermaßen. Auch bei einer externen Beauftragung müssen Interessenkonflikte vermieden werden.

Planbare Leistungen und transparente Kosten

Eine externe Betreuung kann die Budgetplanung erleichtern, wenn Leistungsumfang und Vergütung klar vereinbart sind. Ob sie wirtschaftlicher als eine interne Lösung ist, hängt vom tatsächlichen Betreuungsbedarf und den vorhandenen Ressourcen ab.

Vor Vertragsabschluss sollten Unternehmen insbesondere klären, ob Schulungen, Vor-Ort-Termine, die Begleitung von Datenschutzvorfällen und zusätzliche Projektberatung enthalten sind. Ebenso wichtig sind verbindliche Absprachen zu Erreichbarkeit, Vertretung und Reaktionszeiten.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?

In Deutschland müssen nichtöffentliche Stellen grundsätzlich einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Entscheidend ist also nicht allein die Gesamtzahl der Beschäftigten.

Eine Benennungspflicht kann auch unabhängig von dieser Schwelle bestehen. Das betrifft beispielsweise bestimmte umfangreiche Verarbeitungen sensibler Daten oder eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung als Kerntätigkeit. Auch Verarbeitungen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern, können eine Benennungspflicht auslösen.

Ob ein Datenschutzbeauftragter erforderlich ist, sollte deshalb anhand der konkreten Tätigkeiten und Datenverarbeitungen des Unternehmens geprüft werden.

So gelingt die Zusammenarbeit

Am Anfang steht idealerweise eine Bestandsaufnahme: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Welche Anwendungen und Dienstleister sind eingebunden? Welche Datenschutzunterlagen und internen Abläufe bestehen bereits?

Darauf aufbauend lassen sich Maßnahmen priorisieren und Verantwortlichkeiten festlegen. Regelmäßige Abstimmungen helfen dabei, offene Punkte zu bearbeiten und neue Entwicklungen rechtzeitig zu berücksichtigen.

Ein guter externer Datenschutzbeauftragter erklärt Anforderungen verständlich, spricht Risiken offen an und berücksichtigt die betrieblichen Abläufe bei seinen Empfehlungen.

Externe Datenschutzbetreuung für Ihr Unternehmen

Sie möchten wissen, ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt oder wie eine externe Betreuung Sie entlasten kann? Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Bedarf einzuschätzen, bestehende Abläufe zu überprüfen und passende Maßnahmen zu entwickeln.

Sprechen Sie uns an – gemeinsam klären wir, welche Unterstützung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Quellen und rechtliche Grundlagen

1. Datenschutz-Grundverordnung – insbesondere Artikel 24 und 37 bis 39: Verantwortung des Unternehmens sowie Benennung, Stellung und Aufgaben von Datenschutzbeauftragten. eur-lex.europa.eu
2. § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Ergänzende deutsche Regelungen zur Benennungspflicht bei nichtöffentlichen Stellen. www.gesetze-im-internet.de
3. BfDI: „Die Datenschutzbeauftragten in Behörden und Betrieben“: Erläuterungen zu den Aufgaben und Rahmenbedingungen der Tätigkeit.